人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记录，它是做好审判工作，进行审判监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作既是法院审判工作的重要组成部分，同时也是我国档案事业的重要组成部分。为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，我国相继出台了《档案法》和《档案法实施办法》，在此基础上，最高人民法院制定了《人民法院档案管理办法》等八个规范性文件，作为全国法院档案工作共同遵守的规章制度，这为人民法院依法治档提供了法律依据和法律保障，也为法院档案管理规范化奠定了坚实的基础。同时，随着审判方式的改革和审判流程管理科学化、标准化程度的进一步提高，对人民法院的档案管理提出了更高的要求，当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分法院仍然存在，重业务轻档案的观念仍然很严重，档案管理标准化还存在许多亟待解决的问题。笔者对东宁法院诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就法院诉讼档案标准化管理提出意见和建议。

 一、法院诉讼档案管理规范化的基本要求

1、管理科学化。管理科学化是实现法院诉讼档案管理规范化的前提条件。所谓科学管理就是要结合人民法院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。

2、建设标准化。即对法院档案库房、装备等基础设施应当做出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应做出明确的规定，同时应当严格遵守执行最高法院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专职档案管理干部。

3、档案人员现代化。档案管理人员现代化是实现档案规范化管理的重要保障。因此，要实现档案管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。法院档案管理人员现代化包涵三层涵义：一是档案人员要有现代化意识。法院档案管理人员应当把档案工作放在整个法院工作全局中加以认识，根据法院的发展同步提高档案工作，要在科学管理的理论指导下，科学管理档案。二是法院档案管理人员要有良好的知识结构。要实现对档案的归档、管理和开发利用工作，除要求具备档案专业知识以外，还要求具备法律知识、文史知识、计算机知识，这就对档案管理人员的知识结构提出了更高的要求。三是法院档案管理人员要具备良好的操作技能。当前法院档案管理正朝着电子化、信息化的方向发展，这就要求法院档案管理人员掌握运用计算机、缩微、扫描、电子检索等信息技术，从而为实现档案管理信息化提供技术保障。

二、 当前东宁法院诉讼档案管理存在的问题及原因

 1、档案质量不高，诉讼文书材料混乱。最高人民法院关于《人民法院诉讼文书立卷归档方法》对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都做出了明确的规定。同时在具体工作中案件卷宗一般要经过承办法官、庭长检查，审判监督庭评查，电子扫描后、档案管理人员最后审查才可盖章归档。在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。存在这些问题的原因主要有以下几点：一是缺乏对诉讼档案重要性的认识。法院的诉讼档案是审判活动的真实记载，通过它可以反映审判工作的客观规律，指导审判工作。但一些审判人员认为只要案结了事就可以了，剩下的工作都由书记员完成，对书记员诉讼材料的制作、整理、装订不进行审查，以致人为地制造错误，降低了诉讼档案的质量。二是责任心不强，缺乏严格要求。卷宗评查是一件相当枯燥、繁琐的工作，它需要耐心细致。严谨认真的工作态度，同时审查人员评查出问题还需要审判人员配合改正后才能归档，有些审判人员或书记员对卷宗存在问题视而不见，以致卷宗中存在的问题无法得到及时修正，甚至有些卷宗带病归档，一旦卷宗归档，往往造成永远的缺漏。

2、档案管理期限不合理，卷宗内容繁琐不堪重负。1991年，最高法院颁布了《人民法院诉讼档案保管期限的规定》，该规定将档案管理的期限划分为永久、长期和短期三种，并规定了档案核销制度，这对于规范档案管理，缓解档案库房压力发挥了积极作用。然而随着社会经济的发展，人民法院受理的诉讼案件越来越多，随之诉讼档案逐年递增。但随着裁判文书格式的不断改革，裁判文书的内容更加简明，尤其是以调解、撤诉结案的案件，基本上没有什么实质性的内容，保存价值并不大，而依据《规定》，这些案件最低要保存30年，这无形中造成了浪费。致使档案库房中的档案有增无减，加剧了档案库房的压力。

3、档案工作机构不健全，缺乏专职档案管理人员。按照最高法院关于《人民法院档案管理办法》的规定，法院应当设置与其职能任务相适应的档案工作机构，配置专职档案管理干部。但在实践工作中，我院档案管理人员同时身兼数职，繁杂的事务性工作，使档案管理人员无法专心研究档案管理业务。随着案件数量逐年增加，每年到法院调阅档案的人次在1500次以上，如果没有严格的调阅制度和专人负责管理，是很难想象的。

三、规范法院诉讼档案规范管理的几点思考

1、在新的形势下进一步明确法院档案工作的重要性。诉讼档案是人民法院审判活动的历史记录，它客观地反映了审判工作的质量和规律，对法院今后的审判工作具有重大的指导作用。同时，诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民法院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。因此，必须把档案工作放在法院整体工作的大局中认识，档案工作是整个法院工作不可缺少的一部分。当前，法院承担着维护社会稳定，促进经济发展的重要任务，对于法院档案工作而言，这就要求切实加强对档案的收集、整理、编研、保护工作，发掘诉讼档案的内在价值，提高诉讼档案为审判工作、为社会经济发展服务的作用。

2、严格规范卷宗评查和审核归档制度，提高诉讼档案质量。法院应把卷宗评查、审核归档纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核归档机制，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严把三关规范卷宗归档。一是把好交接关。立案后，将初始档案中的卷宗材料按照审判流程的要求逐步移交、流转。交接时双方均应在转办单或交接表上签字，这样就对档案流转的情况一目了然，一旦出现了问题也就有据可查。三是把好监督关。案件结案后五日内登记完卷宗，移交审判监督庭评查卷宗，按评查标准逐卷评查，将评查结果书面记录附卷，进一步补充和完善卷宗，使档案得到及时的补充和必要的补救，实现档案全面达标和规范。三是把好归档关。案卷归档时，由专职档案管理员根据档案管理的具体要求和标准进行归档前的检查验收工作，经验收合格后才能够归档；验收不合格的案卷予以退回，补正完毕后经再次验收合格才予以归档，并将验收结果输入计算机，实现档案的科学管理。要通过建立书记员－承办法官－庭长－审判监督庭－电子扫描--档案室六位一体的监督机制，诉讼档案出现质量问题实行责任连带，从而最大限度地减少错误，使诉讼档案的质量有一个质的飞跃。

3、强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。为进一步维护诉讼档案的安全，充分发挥诉讼档案的社会价值，就必须加强诉讼档案的制度化管理。笔者建议：一是定制度。严格执行《档案管理办法》、《档案分类方案》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等规章制度，加强档案规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。在外单位调卷、查阅方面，外单位人员必须凭介绍信、身份证等有效证件按照规定程序办理调、借阅审批手续，复印则需经办公室主任或分管院长签批、由档案员携卷宗复印并核对无异后加盖档案管理专用章交调卷人，从而保证卷宗安全；针对调卷的内部科室，要求填写调档申请卡，实行庭内负责人审批制及办公室主任审批或主管院长审批后，再由档案室办理调档事宜，杜绝调卷混乱、调卷冲突现象。对于法院档案管理人员，实行“谁借档，谁负责”的原则，做到责任明确，落实到人，杜绝发生档案遗失、破损时出现互相推诿扯皮现象。二是定岗位。对诉讼档案实行专人管理，严禁档案人员工作时间空岗、串岗，确保有人调卷必有人接待。如遇有意外情况，则由该院办公室负责协调，保障调档申请人不在调档上多花时间。三是定职责。对档案人员进行工作细化分工，制作《档案工作人员职责分工表》，明确各自职责，使档案管理人员各司其职，提高工作效率。

 4、加强档案物质装备建设，建立高素质的法院诉讼档案管理队伍。要实现诉讼档案的规范化管理，就必须加强档案物质装备建设，购置档案管理所必要的档案密集架、吸湿机、防磁柜、空调、防火系统、复印机、电脑、扫描仪等设备。实现档案的电子化管理，通过扫描，将档案信息输入计算机，通过计算机自动检索、建立电子档案、光盘存储等方式提高工作效率，节省时间和空间，实现具有法院特色的办公自动化管理和必要的人工管理的有效结合。要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进法院诉讼档案的优化管理。同时，要适应现代审判方式改革的要求，积极开展定期业务培训、成人教育等方式提高档案管理人员的业务水平和学历水平，造就一支既懂专业，又懂法律知识，具有良好计算机操作技能的高层次、复合型档案管理人材。要关心、爱护、支持档案管理人员，鼓励档案管理人员取得档案专业技术职称，为档案部门多办实事，为档案管理人员创造良好的工作环境，稳定档案干部队伍。同时，上级法院要加强对下级法院档案工作的监督和指导，定期开展培训和档案工作专题的学术研讨活动，帮助解决下级法院档案工作所遇到的困难和问题。通过观摩、学习、借鉴外地法院先进经验，促进本地区档案管理工作的进步。作为法院的档案管理人员，要热爱档案事业，乐于奉献，敢于吃苦，为人民法院的档案事业做出积极贡献，更好地为审判工作服务。